Så hanterar Inwista dina data: GDPR, EU-servrar och känsliga inspelningar

Dina data är trygga hos oss och används enbart för det ändamål du laddade upp dem för.

Så frågorna människor ställer innan de laddar upp är precis de rätta: Var lagras filerna? Vem har åtkomst till dem? Används mina data för att träna AI-modeller?

Den här artikeln svarar rakt på alla tre, förklarar vad GDPR betyder i praktiken när du använder Inwista, och — eftersom ärlighet är policyn här — är lika tydlig med var ditt eget ansvar ligger och vad ingen AI-tjänst kan ta ifrån dig.

De tre frågorna, besvarade

Var lagras filerna?

Allt som laddas upp till Inwista lagras på säkra servrar inom EU/EES, på etablerad, professionell molninfrastruktur med höga krav på säkerhet, åtkomstkontroll och drift. Den geografin är ingen detalj: den innebär att behandlingen ligger klart under europeisk dataskyddsrätt, inklusive GDPR — utan någon av de frågor om tredjelandsöverföring som följer med verktyg som behandlar ditt ljud någon annanstans.

Ett lager djupare, och värt att känna till: de talmodeller Inwista använder körs på våra egna slutna servrar inom EU — dina inspelningar skickas inte fram och tillbaka genom en tredjeparts AI-leverantörs API för att transkriberas.

Vem har åtkomst till innehållet?

Bara du — och de personer du själv ger åtkomst genom team- och projektfunktionerna. Lagrat innehåll skyddas med AES-256-kryptering, på samtliga planer.

Används mina data för att träna AI-modeller?

Den styrande principen är ändamålsbegränsning: dina data används enbart för det ändamål du laddade upp dem för — att transkribera dem och köra de funktioner du väljer på dem. Dina inspelningar är ditt material, inte vårt träningsdata.

Du äger det. Du raderar det.

Radering ligger i dina händer, inte som något vi ska grindvakta: du kan radera projekt, filer och texter själv, när som helst. När du raderar innehåll tas det bort ur våra system i enlighet med etablerade rutiner för säker radering. Inga förfrågningar, inga ärendenummer, ingen lagringstid du inte valt.

Vad GDPR betyder i praktiken här

Regelverksspråk översatt till de tre saker som faktiskt berör ditt arbetsflöde:

→ Ändamålsbegränsning. Dina data används enbart för det ändamål du laddade upp dem för. Punkt slut.

→ Uppgiftsminimering och kontroll. Du väljer vad du laddar upp, du har full insyn i dina egna data, och du kan radera dem när du vill.

→ Ansvarsskyldighet och dokumentation. I GDPR:s rollfördelning är du personuppgiftsansvarig och Inwista agerar som personuppgiftsbiträde — och följer de tillämpliga kraven på säkerhet, rutiner och avtal som den rollen för med sig.

Den uppdelningen mellan ansvarig och biträde betyder mer än vokabulär: den innebär att beslut om vad som spelas in, om deltagarna informerades och hur länge transkriptionerna ska leva är dina — vilket är precis dit de två följande avsnitten pekar.

Personuppgiftsbiträdesavtalet

För organisationer som behöver formell GDPR-dokumentation erbjuder Inwista ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) som del av Enterprise-planen. Avtalet fastställer roller, ansvar och behandlingsgrunden mellan din organisation och Randi Labs AS — och det finns för precis de målgrupper som efterfrågar det: offentlig sektor, större organisationer, och alla med interna krav på integritet och informationssäkerhet att uppfylla.

För alla andra: samma grundläggande principer — ägande av data, säker lagring, ändamålsbegränsning — gäller på samtliga planer. Personuppgiftsbiträdesavtalet är det formella tillägget för organisationer vars efterlevnadsramverk kräver pappersarbetet, inte en högre nivå av faktiskt skydd.

Känsliga inspelningar — det ärliga avsnittet

Inwista används dagligen på professionellt, internt och delvis känsligt material, och är byggt för det. Men här är meningen den här artikeln vägrar att mjuka upp: ingen automatiserad AI-tjänst tar bort behovet av professionellt omdöme.

Du ansvarar för det innehåll du laddar upp, och för att bedöma om tjänsten passar ditt specifika ändamål. Inwista är ett professionellt verktyg — det ersätter inte juridiskt, organisatoriskt eller yrkesmässigt ansvar. I praktiken, för organisationer, ser det omdömet ut som en kort checklista:

Få personuppgiftsbiträdesavtalet på plats om ditt efterlevnadsramverk kräver ett (Enterprise).
Bestäm lagringstiden innan du behöver den — vem som raderar transkriptioner, och när, bör vara en rutin, inte en upptäckt.
Använd åtkomst medvetet — ge team- och projektåtkomst till dem som behöver den, och bara dem.
Hantera samtycke där det hör hemma: hos dig. Att informera deltagarna om att ett möte eller en intervju spelas in och transkriberas är den inspelandes skyldighet enligt GDPR — inget verktyg kan göra det åt dig, och inget verktyg bör låtsas.
Eskalera specialfallen. Arbetar du med särskilt känsligt material, eller har du specifika krav på uppsättningen? Kontakta oss först så reder vi ut rätt konfiguration — det samtalet är gratis, och alternativet är det inte.

(För arbetsflödessidan av känsliga inspelningar med flera röster — HR-ärenden, juridisk dokumentation, forskningsintervjuer — se transkribering med talaretiketter.)

Varför detta är ett medvetet ställningstagande

Vi tror inte att förtroende byggs genom vaga formuleringar eller marknadsföringsglans. Det byggs genom tydliga svar på verkliga frågor — vilket är skälet till att den här artikeln är öppen om begränsningar och om användarens roll, inte bara om våra egna skyddsåtgärder.

Det är också skälet till att säkerhetslagret inte ligger bakom en betalvägg: behandling inom EU/EES och AES-256-krypterad lagring gäller på samtliga planer, inklusive den kostnadsfria. Ett verktyg som många använder just för att möta tillgänglighetslagstiftningen bör inte skapa ett dataskyddsproblem medan det löser ett efterlevnadsproblem — på någon nivå.

Frågor om integritet, datasäkerhet eller om att använda Inwista i din organisation är alltid välkomna — den dörren står öppen med avsikt.

Med Inwistas gratisplan kan du köra hela arbetsflödet på ditt eget material — ladda upp, transkribera, strukturera, redigera och exportera. Aktuella gränser och plandetaljer hittar du på prissidan.

Testa Inwista med ditt eget material →

Vanliga frågor

Var lagras mina data? På säkra servrar inom EU/EES, på etablerad professionell molninfrastruktur — vilket placerar all behandling under europeisk dataskyddsrätt, inklusive GDPR. Talmodellerna körs dessutom på Inwistas egna slutna EU-servrar.

Vem kan se mina filer och transkriptioner? Bara du, plus de samarbetspartner du uttryckligen ger åtkomst genom team- och projektfunktionerna. Lagrat innehåll skyddas med AES-256-kryptering på samtliga planer.

Används mina data för att träna AI-modeller? Ändamålsbegränsning styr: dina data används uteslutande för det ändamål du laddade upp dem för — din transkription och de funktioner du kör. De omdisponeras inte som träningsmaterial.

Kan jag radera mina data? Ja, när som helst, själv — projekt, filer och texter. Raderat innehåll tas bort ur våra system under etablerade rutiner för säker radering.

Hur får vi ett personuppgiftsbiträdesavtal? Avtalet är del av Enterprise-planen — kontakta oss så får vi den formella dokumentationen på plats. Det är standardvägen för offentliga organ och organisationer med interna integritetskrav.

Är gratisplanen mindre säker än de betalda? Nej — behandling inom EU/EES, AES-256-krypterad lagring och samma principer för dataägande gäller på samtliga planer. Betalda nivåer lägger till kapacitet och funktioner, inte grundläggande skydd.

Kan vi ladda upp inspelningar som innehåller person- eller känsliga uppgifter? Tjänsten är byggd för professionellt material, och många användare arbetar med precis det. Ansvaret för att bedöma lämplighet, informera deltagare och fastställa lagringstid ligger hos dig som personuppgiftsansvarig — och för särskilt känsligt material, kontakta oss först för att reda ut rätt uppsättning.

Den här artikeln beskriver Inwistas praxis för databehandling i allmänna termer och är inte juridisk rådgivning; för din organisations specifika skyldigheter som personuppgiftsansvarig, rådgör med ert dataskyddsombud eller juridiska ombud.