Wie Inwista mit deinen Daten umgeht: DSGVO, EU-Server und sensible Aufnahmen

Audio oder Video bei einem KI-Dienst hochzuladen ist ein ungewöhnlicher Vertrauensakt. Ein Transkriptionswerkzeug sieht nicht dein poliertes Endprodukt — es hört das Rohmaterial: das ungeschützte Interview, das interne Meeting, das Personalgespräch, die Studienteilnehmerin, der Vertraulichkeit zugesagt wurde.

Die Fragen, die Leute sich vor dem Hochladen stellen, sind deshalb genau die richtigen: Wo werden die Dateien gespeichert? Wer hat Zugriff darauf? Werden meine Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Dieser Artikel beantwortet alle drei klar, erklärt, was die DSGVO in der Praxis bedeutet, wenn du Inwista nutzt — und ist, weil Ehrlichkeit hier die Linie ist, genauso klar darüber, wo deine Verantwortung liegt und was kein KI-Dienst dir abnehmen kann.

Die drei Fragen, beantwortet

Wo werden die Dateien gespeichert?

Alles, was bei Inwista hochgeladen wird, liegt auf sicheren Servern innerhalb der EU/des EWR, auf etablierter, professioneller Cloud-Infrastruktur mit hohen Standards für Sicherheit, Zugriffskontrolle und Betrieb. Diese Geografie ist kein Detail: Sie bedeutet, dass die Verarbeitung klar unter europäisches Datenschutzrecht fällt, einschließlich der DSGVO — ohne die Drittlandtransfer-Fragen, die Werkzeuge mitbringen, die dein Audio anderswo verarbeiten.

Eine Ebene tiefer, und wissenswert: Das Sprachmodell, das Inwista einsetzt, läuft auf unseren eigenen geschlossenen Servern in der EU — deine Aufnahmen werden zum Transkribieren nicht durch die API eines externen KI-Anbieters geschickt.

Wer hat Zugriff auf die Inhalte?

Nur du — und die Personen, denen du selbst über die Team- und Projektfunktionen Zugriff gibst. Gespeicherte Inhalte sind mit AES-256-Verschlüsselung geschützt, in jedem Abo.

Werden meine Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Das leitende Prinzip ist die Zweckbindung: Deine Daten werden ausschließlich für den Zweck verwendet, für den du sie hochgeladen hast — sie zu transkribieren und die Funktionen darauf laufen zu lassen, die du wählst. Deine Aufnahmen sind dein Material, nicht unser Trainingsdatensatz.

Es gehört dir. Du löschst es.

Das Löschen liegt in deiner Hand, nicht bei uns als Torwächter: Du kannst Projekte, Dateien und Texte jederzeit selbst löschen. Wenn du Inhalte löschst, werden sie nach etablierten Routinen zur sicheren Löschung aus unseren Systemen entfernt. Keine Anfragen, keine Tickets, keine Aufbewahrung, die du nicht gewählt hast.

Was die DSGVO hier praktisch bedeutet

Verordnungssprache übersetzt in die drei Dinge, die deinen Workflow tatsächlich berühren:

→ Zweckbindung. Deine Daten werden ausschließlich für den Zweck verwendet, für den du sie hochgeladen hast. Punkt.

→ Datenminimierung und Kontrolle. Du entscheidest, was du hochlädst, hast volle Sicht auf deine eigenen Daten und kannst sie löschen, wann du willst.

→ Rechenschaftspflicht und Dokumentation. In der Rollenteilung der DSGVO bist du der Verantwortliche und Inwista handelt als Auftragsverarbeiter — nach den geltenden Anforderungen an Sicherheit, Routinen und Vereinbarungen, die diese Rolle mit sich bringt.

Diese Aufteilung zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter zählt über das Vokabular hinaus: Sie bedeutet, dass Entscheidungen darüber, was aufgezeichnet wird, ob die Teilnehmenden informiert wurden und wie lange Transkripte leben sollen, bei dir liegen — genau darauf zielen die nächsten beiden Abschnitte.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag

Für Organisationen, die formale DSGVO-Dokumentation brauchen, bietet Inwista einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) als Teil des Enterprise-Abos an. Der AVV legt Rollen, Verantwortlichkeiten und die Verarbeitungsgrundlage zwischen deiner Organisation und Randi Labs AS fest — und er existiert genau für die, die danach fragen: den öffentlichen Sektor, größere Organisationen und alle mit internen Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen.

Für alle anderen gilt: Dieselben Grundprinzipien — Dateneigentum, sichere Speicherung, Zweckbindung — gelten in jedem Abo. Der AVV ist die formale Ergänzung für Organisationen, deren Compliance-Rahmen den Papierkram verlangt, keine höhere Stufe tatsächlichen Schutzes.

Sensible Aufnahmen — der ehrliche Abschnitt

Inwista wird täglich mit professionellem, internem und teils sensiblem Material genutzt und ist dafür gebaut. Aber hier ist der Satz, den dieser Artikel sich weigert weichzuspülen: Kein automatisierter KI-Dienst nimmt dir die Notwendigkeit fachlicher Beurteilung ab.

Du bist verantwortlich für die Inhalte, die du hochlädst, und dafür einzuschätzen, ob der Dienst zu deinem konkreten Zweck passt. Inwista ist ein professionelles Werkzeug — es ersetzt keine rechtliche, organisatorische oder fachliche Verantwortung. In der Praxis sieht diese Beurteilung für Organisationen aus wie eine kurze Checkliste:

1. Schließ den AVV ab, wenn dein Compliance-Rahmen einen verlangt (Enterprise).
2. Leg die Aufbewahrung fest, bevor du sie brauchst — wer Transkripte löscht und wann, sollte eine Routine sein, keine Entdeckung.
3. Vergib Zugriffe bewusst — gib Team- und Projektzugriff den Menschen, die ihn brauchen, und nur denen.
4. Kümmer dich um die Einwilligung, wo sie hingehört: bei dir. Teilnehmende darüber zu informieren, dass ein Meeting oder Interview aufgezeichnet und transkribiert wird, ist nach DSGVO die Pflicht dessen, der aufzeichnet — kein Werkzeug kann das für dich tun, und keines sollte so tun.
5. Eskalier die Sonderfälle. Du arbeitest mit besonders sensiblem Material oder hast konkrete Setup-Anforderungen? Melde dich vorher bei uns, und wir klären die richtige Konfiguration — dieses Gespräch ist kostenlos, die Alternative nicht.

(Zur Workflow-Seite sensibler Aufnahmen mit mehreren Stimmen — Personalfälle, juristische Dokumentation, Forschungsinterviews — siehe Transkribieren mit Sprecherlabels.)

Warum das eine bewusste Haltung ist

Wir glauben nicht, dass Vertrauen durch vage Formulierungen oder Marketinglack entsteht. Es entsteht durch klare Antworten auf echte Fragen — deshalb ist dieser Artikel offen über Grenzen und über die Rolle der Nutzenden, nicht nur über unsere Schutzmaßnahmen.

Deshalb steckt die Sicherheitsebene auch nicht hinter einer Bezahlschranke: Verarbeitung in der EU/im EWR und AES-256-verschlüsselte Speicherung gelten in jedem Abo, auch im kostenlosen. Ein Werkzeug, das viele Menschen gerade deshalb nutzen, um Barrierefreiheitsrecht zu erfüllen, sollte kein Datenschutzproblem schaffen, während es ein Compliance-Problem löst — auf keiner Stufe.

Fragen zu Datenschutz, Datensicherheit oder zum Einsatz von Inwista in deiner Organisation sind immer willkommen — diese Tür steht bewusst offen.

Mit Inwistas kostenlosem Abo kannst du den gesamten Workflow mit deinem eigenen Material durchspielen — hochladen, transkribieren, strukturieren, schneiden und exportieren. Aktuelle Limits und alle Details zu den Abos stehen auf der Preisseite.

Probier Inwista mit deinem eigenen Material →

Häufige Fragen

Wo werden meine Daten gespeichert? Auf sicheren Servern innerhalb der EU/des EWR, auf etablierter professioneller Cloud-Infrastruktur — womit die gesamte Verarbeitung unter europäisches Datenschutzrecht fällt, einschließlich der DSGVO. Das norwegische NB-Whisper-Modell läuft zusätzlich auf Inwistas eigenen geschlossenen EU-Servern.

Wer kann meine Dateien und Transkripte sehen? Nur du, plus die Mitarbeitenden, denen du über die Team- und Projektfunktionen ausdrücklich Zugriff gibst. Gespeicherte Inhalte sind in jedem Abo mit AES-256 verschlüsselt.

Werden meine Daten zum Training von KI-Modellen verwendet? Es gilt die Zweckbindung: Deine Daten werden ausschließlich für den Zweck verwendet, für den du sie hochgeladen hast — deine Transkription und die Funktionen, die du ausführst. Sie werden nicht als Trainingsmaterial zweckentfremdet.

Kann ich meine Daten löschen? Ja, jederzeit und selbst — Projekte, Dateien und Texte. Gelöschte Inhalte werden nach etablierten Routinen zur sicheren Löschung aus unseren Systemen entfernt.

Wie bekommen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Der AVV ist Teil des Enterprise-Abos — meld dich bei uns, und wir setzen die formale Dokumentation auf. Das ist der Standardweg für öffentliche Stellen und Organisationen mit internen Datenschutzanforderungen.

Ist das kostenlose Abo weniger sicher als die kostenpflichtigen? Nein — Verarbeitung in der EU/im EWR, AES-256-verschlüsselte Speicherung und dieselben Grundsätze zum Dateneigentum gelten in jedem Abo. Bezahlte Stufen fügen Kapazität und Funktionen hinzu, keinen Basisschutz.

Dürfen wir Aufnahmen mit personenbezogenen oder sensiblen Informationen hochladen? Der Dienst ist für professionelles Material gebaut, und viele Nutzende arbeiten genau damit. Die Verantwortung, die Eignung einzuschätzen, Teilnehmende zu informieren und die Aufbewahrung festzulegen, liegt bei dir als Verantwortlichem — und bei besonders sensiblem Material melde dich vorher bei uns, damit wir das richtige Setup klären.

Dieser Artikel beschreibt Inwistas Umgang mit Daten in allgemeiner Form und ist keine Rechtsberatung; zu den konkreten Pflichten deiner Organisation als Verantwortlicher wende dich an deinen Datenschutzbeauftragten oder an einen Rechtsbeistand.