Hoe Inwista omgaat met je data: AVG, EU-servers en gevoelige opnames

Je data is veilig bij ons en wordt uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor je haar uploadde.

De vragen die mensen stellen voordat ze uploaden zijn dan ook precies de juiste: Waar worden de bestanden opgeslagen? Wie heeft er toegang toe? Wordt mijn data gebruikt om AI-modellen te trainen?

Dit artikel beantwoordt alle drie onomwonden, legt uit wat de AVG in de praktijk betekent wanneer je Inwista gebruikt, en is — omdat eerlijkheid hier het beleid is — net zo helder over waar jouw eigen verantwoordelijkheid ligt en wat geen enkele AI-dienst je uit handen kan nemen.

De drie vragen, beantwoord

Waar worden de bestanden opgeslagen?

Alles wat naar Inwista wordt geüpload, wordt opgeslagen op beveiligde servers binnen de EU/EER, op gevestigde, professionele cloudinfrastructuur met hoge eisen aan beveiliging, toegangsbeheer en beheer. Die geografie is geen detail: ze betekent dat de verwerking onmiskenbaar onder het Europese gegevensbeschermingsrecht valt, inclusief de AVG — zonder de vragen over doorgifte naar derde landen die horen bij tools die je audio elders verwerken.

Een laag dieper, en het weten waard: de spraakmodellen die Inwista gebruikt draaien op onze eigen gesloten servers in de EU — je opnames worden niet heen en weer gestuurd via de API van een externe AI-leverancier om getranscribeerd te worden.

Wie heeft toegang tot de inhoud?

Alleen jij — en de mensen aan wie je zelf toegang geeft via de team- en projectfuncties. Opgeslagen inhoud wordt beschermd met AES-256-versleuteling, op elk abonnement.

Wordt mijn data gebruikt om AI-modellen te trainen?

Het leidende beginsel is doelbinding: je data wordt uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor je haar uploadde — het transcriberen ervan en het draaien van de functies die jij kiest. Je opnames zijn jouw materiaal, niet onze trainingsset.

Jij bezit het. Jij verwijdert het.

Verwijderen ligt in jouw handen, niet bij ons om te bewaken: je kunt projecten, bestanden en teksten zelf verwijderen, op elk moment. Wanneer je inhoud verwijdert, wordt die uit onze systemen gehaald volgens gevestigde procedures voor veilige verwijdering. Geen verzoeken, geen tickets, geen bewaartermijn waar jij niet voor gekozen hebt.

Wat de AVG hier in de praktijk betekent

Regelgevingstaal vertaald naar de drie dingen die je workflow werkelijk raken:

→ Doelbinding. Je data wordt uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor je haar uploadde. Punt.

→ Dataminimalisatie en controle. Jij kiest wat je uploadt, je hebt volledig inzicht in je eigen data, en je kunt haar verwijderen wanneer je wilt.

→ Verantwoordingsplicht en documentatie. In de rolverdeling van de AVG ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Inwista op als verwerker — en volgt de geldende eisen aan beveiliging, procedures en overeenkomsten die bij die rol horen.

Die scheiding tussen verantwoordelijke en verwerker betekent meer dan woordenschat: ze houdt in dat beslissingen over wat er wordt opgenomen, of deelnemers zijn geïnformeerd en hoe lang transcripties mogen blijven bestaan, van jou zijn — precies waar de twee volgende secties naartoe wijzen.

De verwerkersovereenkomst

Voor organisaties die formele AVG-documentatie nodig hebben, biedt Inwista een verwerkersovereenkomst (DPA) aan als onderdeel van het Enterprise-abonnement. De overeenkomst legt rollen, verantwoordelijkheden en de verwerkingsgrondslag vast tussen jouw organisatie en Randi Labs AS — en ze bestaat voor precies de doelgroepen die erom vragen: de publieke sector, grotere organisaties, en iedereen met interne eisen op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.

Voor iedereen anders: dezelfde fundamentele beginselen — eigenaarschap over data, veilige opslag, doelbinding — gelden op elk abonnement. De verwerkersovereenkomst is de formele aanvulling voor organisaties waarvan het compliancekader het papierwerk vereist, niet een hoger niveau van feitelijke bescherming.

Gevoelige opnames — de eerlijke sectie

Inwista wordt dagelijks gebruikt op professioneel, intern en deels gevoelig materiaal, en is daarvoor gebouwd. Maar hier is de zin die dit artikel weigert af te zwakken: geen enkele geautomatiseerde AI-dienst neemt de noodzaak van professioneel oordeel weg.

Jij bent verantwoordelijk voor de inhoud die je uploadt en voor de beoordeling of de dienst bij jouw specifieke doel past. Inwista is een professionele tool — die vervangt geen juridische, organisatorische of beroepsmatige verantwoordelijkheid. In de praktijk ziet dat oordeel er voor organisaties uit als een korte checklist:

1. Regel de verwerkersovereenkomst als jullie compliancekader daarom vraagt (Enterprise).
2. Bepaal de bewaartermijn voordat je hem nodig hebt — wie transcripties verwijdert, en wanneer, hoort een routine te zijn en geen ontdekking.
3. Gebruik toegang bewust — geef team- en projecttoegang aan wie die nodig heeft, en alleen aan hen.
4. Regel toestemming waar die thuishoort: bij jou. Deelnemers informeren dat een vergadering of interview wordt opgenomen en getranscribeerd is onder de AVG de plicht van degene die opneemt — geen tool kan dat voor je doen, en geen tool zou moeten doen alsof.
5. Escaleer de bijzondere gevallen. Werk je met bijzonder gevoelig materiaal, of gelden er specifieke inrichtingseisen? Neem eerst contact met ons op, dan bepalen we samen de juiste configuratie — dat gesprek is gratis en het alternatief niet.

(Voor de workflowkant van gevoelige opnames met meerdere stemmen — HR-zaken, juridische vastlegging, onderzoeksinterviews — zie transcriberen met sprekerlabels.)

Waarom dit een bewuste stellingname is

Wij geloven niet dat vertrouwen wordt opgebouwd met vage formuleringen of marketingglans. Het wordt opgebouwd met heldere antwoorden op echte vragen — en daarom is dit artikel open over beperkingen en over de rol van de gebruiker, niet alleen over onze eigen waarborgen.

Het is ook de reden dat de beveiligingslaag niet achter een betaalmuur zit: verwerking binnen de EU/EER en AES-256-versleutelde opslag gelden op elk abonnement, ook het gratis abonnement. Een tool die veel mensen juist gebruiken om aan toegankelijkheidswetgeving te voldoen, hoort geen privacyprobleem te creëren terwijl hij een nalevingsprobleem oplost — op geen enkel niveau.

Vragen over privacy, gegevensbeveiliging of het gebruik van Inwista binnen jouw organisatie zijn altijd welkom — die deur staat met opzet open.

Met het gratis abonnement van Inwista draai je de hele workflow op je eigen materiaal — uploaden, transcriberen, structureren, bewerken en exporteren. Actuele limieten en abonnementsdetails vind je op de prijspagina.

Probeer Inwista met je eigen materiaal →

Veelgestelde vragen

Waar wordt mijn data opgeslagen? Op beveiligde servers binnen de EU/EER, op gevestigde professionele cloudinfrastructuur — waardoor alle verwerking onder het Europese gegevensbeschermingsrecht valt, inclusief de AVG. De spraakmodellen draaien bovendien op Inwista's eigen gesloten EU-servers.

Wie kan mijn bestanden en transcripties zien? Alleen jij, plus de medewerkers aan wie je expliciet toegang geeft via de team- en projectfuncties. Opgeslagen inhoud wordt beschermd met AES-256-versleuteling op elk abonnement.

Wordt mijn data gebruikt om AI-modellen te trainen? Doelbinding is leidend: je data wordt uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor je haar uploadde — je transcriptie en de functies die je draait. Ze wordt niet hergebruikt als trainingsmateriaal.

Kan ik mijn data verwijderen? Ja, op elk moment, zelf — projecten, bestanden en teksten. Verwijderde inhoud wordt uit onze systemen gehaald volgens gevestigde procedures voor veilige verwijdering.

Hoe krijgen we een verwerkersovereenkomst? De verwerkersovereenkomst hoort bij het Enterprise-abonnement — neem contact op, dan zetten we de formele documentatie klaar. Het is de standaardroute voor overheidsinstanties en organisaties met interne privacyeisen.

Is het gratis abonnement minder veilig dan de betaalde? Nee — verwerking binnen de EU/EER, AES-256-versleutelde opslag en dezelfde beginselen rond data-eigenaarschap gelden op elk abonnement. Betaalde niveaus voegen capaciteit en functies toe, geen basisbescherming.

Mogen we opnames uploaden met persoonlijke of gevoelige gegevens? De dienst is gebouwd voor professioneel materiaal, en veel gebruikers werken met precies dat. De verantwoordelijkheid om geschiktheid te beoordelen, deelnemers te informeren en bewaartermijnen vast te stellen ligt bij jou als verwerkingsverantwoordelijke — en neem bij bijzonder gevoelig materiaal eerst contact op om de juiste inrichting te bepalen.

Dit artikel beschrijft de gegevensverwerkingspraktijk van Inwista in algemene termen en is geen juridisch advies; raadpleeg voor de specifieke verplichtingen van jouw organisatie als verwerkingsverantwoordelijke je functionaris gegevensbescherming of juridisch adviseur.