Näin Inwista käsittelee tietojasi: GDPR, EU-palvelimet ja arkaluonteiset nauhoitteet

Tietosi ovat turvassa meillä, ja niitä käytetään vain siihen tarkoitukseen, johon ne latasit.

Kysymykset, joita ihmiset esittävät ennen lataamista, ovat siis täsmälleen oikeat: Missä tiedostot säilytetään? Kenellä on pääsy niihin? Käytetäänkö tietojani tekoälymallien kouluttamiseen?

Tämä artikkeli vastaa kaikkiin kolmeen suoraan, selittää mitä GDPR käytännössä tarkoittaa Inwistaa käytettäessä, ja — koska rehellisyys on täällä linja — on yhtä suora siitä, missä sinun oma vastuusi on ja mitä yksikään tekoälypalvelu ei voi ottaa harteiltasi.

Kolme kysymystä, vastattuna

Missä tiedostot säilytetään?

Kaikki Inwistaan ladattu säilytetään turvallisilla palvelimilla EU:n ja ETA:n alueella, vakiintuneessa, ammattimaisessa pilvi-infrastruktuurissa, jossa on korkeat vaatimukset tietoturvalle, pääsynhallinnalle ja ylläpidolle. Tuo maantiede ei ole yksityiskohta: se tarkoittaa, että käsittely asettuu selvästi eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön, myös GDPR:n, alaisuuteen — ilman niitä kolmansiin maihin siirtämistä koskevia kysymyksiä, jotka seuraavat työkaluja, jotka käsittelevät ääntäsi muualla.

Kerrosta syvemmällä, ja tämä on hyvä tietää: Inwistan käyttämät puhemallit ajetaan omilla suljetuilla palvelimillamme EU:ssa — nauhoitteitasi ei kierrätetä kolmannen osapuolen tekoälytoimittajan rajapinnan kautta litteroitavaksi.

Kenellä on pääsy sisältöön?

Vain sinulla — ja niillä henkilöillä, joille itse annat pääsyn tiimi- ja projektitoimintojen kautta. Tallennettu sisältö on suojattu AES-256-salauksella kaikissa tilauksissa.

Käytetäänkö tietojani tekoälymallien kouluttamiseen?

Ohjaava periaate on käyttötarkoitussidonnaisuus: tietojasi käytetään vain siihen tarkoitukseen, johon ne latasit — niiden litterointiin ja valitsemiesi toimintojen ajamiseen niille. Nauhoitteesi ovat sinun aineistoasi, eivät meidän koulutusdataamme.

Sinä omistat sen. Sinä poistat sen.

Poistaminen on sinun käsissäsi, ei meidän portinvartioitavanamme: voit poistaa projekteja, tiedostoja ja tekstejä itse, milloin tahansa. Kun poistat sisältöä, se poistetaan järjestelmistämme vakiintuneiden turvallisen poistamisen käytäntöjen mukaisesti. Ei pyyntöjä, ei tikettejä, ei säilytysaikaa jota et ole valinnut.

Mitä GDPR tarkoittaa käytännössä täällä

Säädöskieli käännettynä niiksi kolmeksi asiaksi, jotka oikeasti koskettavat työnkulkuasi:

→ Käyttötarkoitussidonnaisuus. Tietojasi käytetään vain siihen tarkoitukseen, johon ne latasit. Piste.

→ Tietojen minimointi ja hallinta. Sinä valitset mitä lataat, sinulla on täysi näkyvyys omiin tietoihisi, ja voit poistaa ne milloin haluat.

→ Osoitusvelvollisuus ja dokumentaatio. GDPR:n roolijaossa sinä olet rekisterinpitäjä ja Inwista toimii henkilötietojen käsittelijänä — noudattaen niitä tietoturvaa, käytäntöjä ja sopimuksia koskevia vaatimuksia, jotka rooliin kuuluvat.

Tuo jako rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä merkitsee enemmän kuin sanastoa: se tarkoittaa, että päätökset siitä mitä nauhoitetaan, informoitiinko osallistujia ja kuinka kauan litterointien tulisi elää, ovat sinun — mikä on täsmälleen se suunta, johon kaksi seuraavaa osiota osoittavat.

Tietojenkäsittelysopimus

Organisaatioille, jotka tarvitsevat muodollisen GDPR-dokumentaation, Inwista tarjoaa tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) osana Enterprise-tilausta. Sopimus määrittää roolit, vastuut ja käsittelyperusteen organisaatiosi ja Randi Labs AS:n välillä — ja se on olemassa täsmälleen niitä yleisöjä varten, jotka sitä pyytävät: julkinen sektori, suuremmat organisaatiot ja kaikki, joilla on sisäisiä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia täytettävänä.

Kaikille muille: samat perusperiaatteet — tietojen omistajuus, turvallinen säilytys, käyttötarkoitussidonnaisuus — pätevät kaikissa tilauksissa. Tietojenkäsittelysopimus on muodollinen lisä niille organisaatioille, joiden vaatimustenmukaisuuskehikko edellyttää paperit, ei korkeampi taso todellista suojaa.

Arkaluonteiset nauhoitteet — se rehellinen osio

Inwistaa käytetään päivittäin ammatilliseen, sisäiseen ja osin arkaluonteiseen aineistoon, ja se on rakennettu sitä varten. Mutta tässä on lause, jota tämä artikkeli kieltäytyy pehmentämästä: yksikään automatisoitu tekoälypalvelu ei poista ammatillisen harkinnan tarvetta.

Olet vastuussa lataamastasi sisällöstä ja siitä, että arvioit palvelun sopivuuden omaan käyttötarkoitukseesi. Inwista on ammattityökalu — se ei korvaa oikeudellista, organisatorista tai ammatillista vastuuta. Käytännössä organisaatioille tuo harkinta näyttää lyhyeltä tarkistuslistalta:

1. Hanki tietojenkäsittelysopimus, jos vaatimustenmukaisuuskehikkonne sitä edellyttää (Enterprise).
2. Päätä säilytysaika ennen kuin tarvitset sitä — kuka poistaa litteroinnit ja milloin, kuuluu olla rutiini eikä yllättävä löytö.
3. Käytä pääsyoikeuksia harkiten — anna tiimi- ja projektipääsy niille, jotka sitä tarvitsevat, ja vain heille.
4. Hoida suostumus siellä, missä se kuuluu: sinulla. Osallistujien informoiminen siitä, että kokous tai haastattelu nauhoitetaan ja litteroidaan, on nauhoittajan velvollisuus GDPR:n nojalla — mikään työkalu ei voi tehdä sitä puolestasi, eikä minkään työkalun pitäisi teeskennellä tekevänsä.
5. Nosta erikoistapaukset esiin. Työskenteletkö erityisen arkaluonteisen aineiston parissa tai onko teillä erityisiä vaatimuksia kokoonpanolle? Ota meihin yhteyttä ensin, niin selvitetään oikea konfiguraatio — se keskustelu on ilmainen, vaihtoehto ei.

(Moniäänisten arkaluonteisten nauhoitteiden työnkulkupuolesta — HR-tapaukset, oikeudellinen dokumentaatio, tutkimushaastattelut — katso litterointi puhujatunnisteilla.)

Miksi tämä on tietoinen kanta

Emme usko, että luottamus rakennetaan epämääräisillä muotoiluilla tai markkinointikiillolla. Se rakennetaan selkeillä vastauksilla oikeisiin kysymyksiin — mistä syystä tämä artikkeli on avoin rajoituksista ja käyttäjän roolista, ei pelkästään omista suojatoimistamme.

Se on myös syy siihen, ettei tietoturvakerros ole maksumuurin takana: käsittely EU:n ja ETA:n alueella sekä AES-256-salattu tallennus pätevät kaikissa tilauksissa, myös maksuttomassa. Työkalun, jota moni käyttää nimenomaan täyttääkseen esteettömyyslainsäädännön vaatimukset, ei pitäisi luoda tietosuojaongelmaa samalla kun se ratkaisee vaatimustenmukaisuusongelman — ei millään tasolla.

Kysymykset tietosuojasta, tietoturvasta tai Inwistan käytöstä organisaatiossanne ovat aina tervetulleita — se ovi on auki tarkoituksella.

Inwistan maksuttomalla tilauksella voit ajaa koko työnkulun omalla materiaalillasi — lataa, litteroi, jäsennä, muokkaa ja vie ulos. Ajantasaiset rajat ja tilausten tiedot löydät hinnoittelusivulta.

Kokeile Inwistaa omalla materiaalillasi →

Usein kysytyt kysymykset

Missä tietoni säilytetään? Turvallisilla palvelimilla EU:n ja ETA:n alueella, vakiintuneessa ammattimaisessa pilvi-infrastruktuurissa — mikä asettaa kaiken käsittelyn eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön, myös GDPR:n, alaisuuteen. Puhemallit ajetaan lisäksi Inwistan omilla suljetuilla EU-palvelimilla.

Kuka voi nähdä tiedostoni ja litterointini? Vain sinä sekä ne yhteistyökumppanit, joille nimenomaisesti annat pääsyn tiimi- ja projektitoimintojen kautta. Tallennettu sisältö on suojattu AES-256-salauksella kaikissa tilauksissa.

Käytetäänkö tietojani tekoälymallien kouluttamiseen? Käyttötarkoitussidonnaisuus ohjaa: tietojasi käytetään yksinomaan siihen tarkoitukseen, johon ne latasit — litterointiisi ja ajamiisi toimintoihin. Niitä ei käytetä uudelleen koulutusaineistona.

Voinko poistaa tietoni? Kyllä, milloin tahansa, itse — projektit, tiedostot ja tekstit. Poistettu sisältö poistetaan järjestelmistämme vakiintuneiden turvallisen poistamisen käytäntöjen mukaisesti.

Miten saamme tietojenkäsittelysopimuksen? Sopimus on osa Enterprise-tilausta — ota yhteyttä, niin saamme muodollisen dokumentaation kuntoon. Se on vakioreitti julkisen sektorin toimijoille ja organisaatioille, joilla on sisäisiä tietosuojavaatimuksia.

Onko maksuton tilaus vähemmän turvallinen kuin maksulliset? Ei — käsittely EU:n ja ETA:n alueella, AES-256-salattu tallennus ja samat tietojen omistajuuden periaatteet pätevät kaikissa tilauksissa. Maksulliset tasot lisäävät kapasiteettia ja ominaisuuksia, eivät perussuojaa.

Voimmeko ladata nauhoitteita, jotka sisältävät henkilötietoja tai arkaluonteisia tietoja? Palvelu on rakennettu ammattikäyttöön, ja moni käyttäjä työskentelee juuri sellaisen aineiston parissa. Vastuu soveltuvuuden arvioinnista, osallistujien informoinnista ja säilytysajan määrittämisestä on teillä rekisterinpitäjänä — ja erityisen arkaluonteisen aineiston osalta ottakaa meihin ensin yhteyttä oikean kokoonpanon selvittämiseksi.

Tämä artikkeli kuvaa Inwistan tietojenkäsittelykäytäntöjä yleisellä tasolla eikä ole oikeudellista neuvontaa; organisaationne konkreettisten rekisterinpitäjän velvollisuuksien osalta kysykää tietosuojavastaavaltanne tai lakimieheltä.